Poniżej prezentujemy typowe zapytania do narzędzia monitoringu BIP oraz zamieszczamy narzędzie w postaci pliku PDF.

Zachęcamy do samodzielnego przeprowadzania monitoringu wybranych jednostek samorządu terytorialnego. Narzędzie doskonale sprawdza się przy monitoringu JST na poziomie GMINY.

Wszelki pytania, wątpliwości prosimy kierować na adres projekty@razemdlainnych.org.pl

Projekt monitoringu BIP woj. warmińsko-mazurskiego realizowany był dzięki finansowemu wsparciu Fundacji im. Stefana Batorego 

NARZĘDZIE DO MONITORINGU BIP

PYTANIA – FAQ

Opracowanie poprawek do narzędzia oraz FAQ: Edyta Widawska, Ewelina Sitarska, Beata Pawlica.

1. Na co zwrócić szczególną uwagę przy monitoringu wybranej strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)?

Podczas badania strony BIP zwracamy szczególną uwagę na to, czy każda informacja zamieszczona na stronie opatrzona jest:

- datą wytworzenia informacji,

- datą jej udostępnienia,

- rejestrem zmian,

- informacją o tożsamości osoby, która wytworzyła  i udostępniła  informację,

- informacją o podmiocie udostępniającym tę informację.

Wyniki analiz zostaną przedstawione w odpowiedziach na pytanie nr 46 (ostatnie pytanie kwestionariusza ankiety).

Uzasadnienie: Artykuł 8. (punkt 6.) Ustawy o Dostępie do Informacji Publicznej z 06.09.2001 r. nakłada na podmioty udostępniające informacje w BIP obowiązek oznaczania udostępnianych informacji danymi określającymi: tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść; tożsamość osoby, która wprowadziła informację do BIP; podmiot udostępniający informację; czas wytworzenia informacji; czas udostępnienia informacji.

Proponujemy również dołączyć do raportu przykładowe zrzuty z ekranu badanych stron BIP obrazujące nasze badania.

2. Jakie druki do pobrania mogą znajdować się w BIP? (dotyczy pytania nr 3)

            Strony BIP mogą zawierać szereg dokumentów do pobrania, między innymi druki dotyczące: ewidencji ludności, prowadzenia działalności gospodarczej, świadczeń socjalnych, podatków czy też planowania przestrzennego i infrastruktury. W poniższej tabeli umieszczono przykłady dokumentów należących do wymienionych kategorii, właściwych dla określonego szczebla jednostki samorządu terytorialnego JST (gmina, powiat, województwo).

Tabela 1. Przykładowe typy druków do ściągnięcia zamieszczane na stronach BIP

Typy wniosków wymienione w tabeli są jedynie przykładami. Oprócz nich mogą występować również inne typy dokumentów w danych kategoriach lub też mogą się pojawiać na stronie BIP inne kategorie dokumentów.

3. Co należy rozumieć pod pojęciem „usługa oferowana za pośrednictwem e-urzędu” przez podmiot prowadzący BIP? (dotyczy pytania nr 6)

            Pod pojęciem „usługa” rozumiemy faktyczną możliwość załatwiania niektórych spraw poprzez e-urząd (np. składanie wniosków za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej).

4. Co oznacza możliwość wyszukiwania uchwał przez aktywny moduł wyszukujący? (dotyczy pytania nr 8)

            Istotą tego pytania jest sprawdzenie czy za pośrednictwem strony BIP można wyszukać dokumenty według określonych parametrów: słowa kluczowego, daty uchwalenia i/lub numeru dokumentu. Wyszukiwanie może odbywać się zarówno za pomocą modułu wyszukującego i/lub za pomocą wyszukiwarki uchwał.

5. Co oznacza sformułowanie „strona główna”? (dotyczy pytania nr 11)

Strona główna BIP to ta strona biuletynu, która wyświetla się jako pierwsza po wpisaniu w wyszukiwarkę adresu danego BIP, lub/i która wyświetla się po odszukaniu strony BIP danej jednostki samorządu terytorialnego.

6. Czy badając jakie odnośniki znajdują się na stronie głównej BIP należy sprawdzić ich zawartość? (dotyczy pytania nr 11 i 12)

            Badając czy na stronie BIP znajdują się odnośniki do informacji sprawdzamy, czy odnośnik prowadzi użytkownika do właściwej treści (np. odnośnik zatytułowany „struktura organizacyjna urzędu”, prowadzi do podstrony, na której faktycznie możemy zapoznać się ze strukturą organizacyjną urzędu).

7. Jakiego rodzaju dokumenty możemy zaliczyć do kategorii dokumentów pokontrolnych? (dotyczy pytania nr 11.14)

            Pod pojęciem dokumentów pokontrolnych najczęściej rozumie się sporządzane przez organ dokonujący kontroli sprawozdania, wnioski, zalecenia oraz wystąpienia pokontrolne, również wystąpienia pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO).

8. Co należy zrobić w sytuacji, kiedy badana strona BIP nie zawiera informacji o działaniu placówek określonego typu (oświatowe, opieki medycznej, kulturalne, pomocy społecznej, sportu i rekreacji) z racji tego, że w danej strukturze organizacyjnej ich nie ma? (dotyczy pytań nr 11.15 – 11.19)

            Prowadzenie placówek kulturalnych, oświatowych, ośrodków sportu i rekreacji, ośrodków pomocy społecznej oraz opieki medycznej wynika bezpośrednio ze spoczywających na jednostkach samorządu terytorialnego zadaniach. Jeżeli więc dany podmiot redagujący BIP (np. gmina) nie prowadzi wymienionych wyżej placówek/placówki, oznacza to, że nie wywiązuje się on ze swoich ustawowych zadań.

            Udzielając odpowiedzi na pytanie 11. proszę skorzystać z zamieszczonej poniżej tabeli, ukazującej zadania leżące w obowiązku gminy, powiatu i województwa.

Tabela 2. Zadania jednostek samorządu terytorialnego w obszarach oświaty, kultury, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, sportu i rekreacji

9. W którym miejscu na stronie BIP może znajdować się archiwum aktów prawa miejscowego? (dotyczy pytania nr 11.20)

            W sytuacji, kiedy na monitorowanej stronie BIP nie ma archiwum aktów prawa miejscowego, prosimy o sprawdzenie, czy znajduje się ono na starej (archiwalnej) stronie BIP.

10. Co rozumiemy pod pojęciem „dodatkowe informacje znajdujące się na stronie głównej BIP”? (dotyczy pytania nr 12)

            Pytając o dodatkowe informacje znajdujące się na głównej stronie BIP mamy na myśli te dane, do których dotrzeć można tylko za pośrednictwem menu ze strony głównej BIP.

11. Czy badając stronę BIP należy sprawdzić dane teleadresowe wszystkich działających w obrębie podmiotu komórek organizacyjnych? (dotyczy pytania nr 13)

            Pytanie 13. zostało sformułowane w taki sposób, aby sprawdzić, czy interesant, chcący załatwić swoją sprawę w urzędzie jest w stanie dowiedzieć się za pośrednictwem strony BIP z kim powinien się skontaktować lub dokąd winien się udać (adres, numer budynku, pokoju, numer telefonu).

            Spis poszczególnych komórek, wydziałów czy departamentów znajduje się zazwyczaj w jednej zakładce. Powinno to ułatwić udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie.

12. Czy oświadczenia majątkowe osób pełniących funkcje kierownicze w określonych jednostkach organizacyjnych mają być aktualne? (dotyczy pytania nr 14)

            Prosimy zwrócić uwagę na datę złożenia oświadczenia majątkowego i wpisać znak X w odpowiednim miejscu tylko wówczas, gdy oświadczenie jest aktualne. O aktualności dokumentu wnioskować można na podstawie daty złożenia odnalezionego oświadczenia majątkowego oraz ustanowionego mocą ustawy terminu, w jakim oświadczenia powinny zostać złożone.

            Przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego, o których mowa w pytaniu 14. są zobowiązani do złożenia pierwszego oświadczenia majątkowego w okresie do 30 dni od daty złożenia ślubowania (wójt, radny), powołania na stanowisko lub daty zatrudnienia (zastępca wójta, sekretarz, skarbnik, kierownik jednostki organizacyjnej gminy), a każde kolejne oświadczenie majątkowe winno być złożone co roku do dnia 30 kwietnia.

            Ustawodawca nie reguluje terminu, w jakim informacje z oświadczeń majątkowych powinny zostać zamieszczone w BIP. Należy jednak przyjąć, że powinno nastąpić to bezzwłocznie. Oświadczenie majątkowe pozostaje na stronie BIP przez okres sześciu lat.

13. Czy na stronie BIP powinna znajdować się osobna informacja o możliwości uczestniczenia w sesji organów kolegialnych mieszkańców, którzy nie są członkami wymienionych organów? (dotyczy pytania nr 23)

            Zgodnie z prawem, każdemu obywatelowi przysługuje prawo  uczestniczenia w posiedzeniach organów kolegialnych (rada gminy/rada powiatu/rada miasta). Możliwość ta wspomaga tworzenie transparentności i przejrzystości prac jednostek organizacyjnych prowadzących BIP, a także przyczynia się do urzeczywistniania idei społeczeństwa obywatelskiego.

            Istotą pytania jest sprawdzenie, czy strona BIP zawiera wyrażoną wprost informację o tym, że posiedzenia organów kolegialnych są otwarte dla wszystkich zainteresowanych (za informację tego rodzaju nie można zatem uznać np. publikacji porządku obrad organu kolegialnego).

14. Co należy rozumieć pod pojęciem „kierunki polityki społecznej i gospodarczej”? (dotyczy pytania nr 33.2)

            W ramach planowania działalności budżetowej podmioty organizacyjne (gminy, powiaty, miasta) opracowują kierunki prowadzonej przez siebie polityki społecznej i gospodarczej, co częstokroć utożsamiane jest przez nie z pojęciem planów lub strategii, np.  Strategia Rozwoju Miasta. W ramach tego rodzaju strategii zawierają się zazwyczaj bardziej szczegółowe dokumenty. Mogą nimi być między innymi:

- Program pomocy publicznej dla przedsiębiorców;

- Program łagodzenia skutków bezrobocia;

- Program opieki nad dzieckiem i rodziną;

- Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego;

- Program osłonowy na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością;

-  itd.

15. Czym jest przetarg i zamówienie publiczne? (dotyczy pytań nr 34 – 36)

            Przetarg jest jedną z form wyboru oferty w celu zawarcia umowy pomiędzy podmiotami. Głównym celem ogłaszania przetargu jest dobranie odpowiedniego kontrahenta, oferującego najbardziej korzystne warunki. Przetarg dotyczyć może np. zbycia nieruchomości przez gminę. Przepisy dotyczące prowadzenia przetargów zawarte są w Kodeksie Cywilnym.

            Zamówienia publiczne to element finansów publicznych obejmujący rozwiązania dotyczące wydatkowania finansów publicznych. Prawo zamówień publicznych (ustawa z 29.01.2004 roku) stanowi, iż zamówieniami publicznymi są „umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane” (np. zamówienie publiczne na: budowę ścieżki rowerowej; dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek). Procedury zamówień publicznych stanowią odmiany przetargów.

            Podmioty prowadzące BIP bardzo często traktują kategorię przetargów i zamówień publicznych jako tożsame.

16. Jak wygląda strona internetowa przy wyłączonych stylach? (dotyczy pytań nr 43 i 44)

Poniżej umieszczono zrzuty z ekranu strony internetowej BIP Miasta Stołecznego Warszawy przy włączonym stylu podstawowym (Rys. 1.) oraz – dla porównania – zrzut z ekranu tej samej strony internetowej przy wyłączonym stylu (Rys. 2.). Proponujemy dołączyć do raportu przykładowe zrzuty z ekranu badanych stron BIP.

Rys. 1. Zrzut strony przy włączonych stylach

Rys. 2. Zrzut strony przy wyłączonych stylach

17. Co oznacza „pojawienie się błędów” po wyłączeniu stylów na stronie BIP? (dotyczy pytania nr 44)

Istotą tego pytania jest sprawdzenie, czy funkcja wyłączenia stylu powoduje trudności w odczytaniu informacji znajdujących się na stronie (np. tekst wyświetla się wadliwie, czcionka uległa zniekształceniu).